Scenariusz 1: system fakturujący eksportuje JPK_FA
To najprostszy wariant. Firma nadal wystawia faktury w obecnym systemie, a następnie eksportuje dane do pliku JPK_FA. KT KSeF Sender może przejąć techniczną część wysyłki faktur do KSeF i obsługę potwierdzeń.
Scenariusz 2: system albo integrator przygotowuje XML w formacie KSeF
Jeżeli program fakturujący, system sprzedażowy, system magazynowy albo integrator potrafi samodzielnie przygotować poprawny XML w formacie KSeF, KT KSeF Sender może obsłużyć dalszy proces wysyłki.
W takim wariancie zewnętrzny system odpowiada za przygotowanie struktury dokumentu, a KT KSeF Sender przejmuje obsługę procesu komunikacji z KSeF oraz elementy operacyjne potrzebne po stronie firmy: ewidencję wysyłki, generowanie wizualizacji faktur z kodami QR, pobieranie UPO oraz generowanie danych zwrotnych, w tym nadanego numeru KSeF i pozostałych metadanych.
Scenariusz 3: system sprzedażowy albo magazynowy eksportuje Excel lub CSV
Jeżeli system nie obsługuje gotowego połączenia z KSeF, ale potrafi wyeksportować dane do Excela albo CSV, można przygotować proces pośredni. Ważne jest ustalenie zakresu pól, walidacji i odpowiedzialności za poprawność danych przed wysyłką.
Scenariusz 4: firma potrzebuje trybu serwerowego
Przy większej liczbie dokumentów wygodniejszy może być tryb serwerowy, w którym wysyłka i kontrola statusów nie zależy od pojedynczego stanowiska pracy. To scenariusz dla firm, które chcą uporządkować proces i ograniczyć ręczne działania.
Wersja Server jest funkcjonalnie identyczna z wersją Desktop w zakresie obsługi wysyłki faktur do KSeF. Dodatkowo zawiera mechanizm autoryzacji użytkowników, a dostęp do konsoli odbywa się przez przeglądarkę WWW.
Co KT KSeF Sender obsługuje po wysyłce
Niezależnie od formatu wejściowego - JPK_FA, XML KSeF, Excel lub CSV - KT KSeF Sender wspiera elementy potrzebne do prowadzenia procesu po stronie firmy:
- ewidencję wysyłki faktur,
- generowanie wizualizacji dokumentów z kodami QR,
- pobieranie UPO,
- obsługę statusów,
- generowanie danych zwrotnych z numerem KSeF i metadanymi.
Kiedy dedykowane narzędzie ma sens
Dedykowany sender KSeF ma sens, gdy:
- obecny system fakturujący, sprzedażowy albo magazynowy działa i nie ma powodu go wymieniać,
- najważniejszym problemem jest sama wysyłka do KSeF,
- system albo integrator potrafi przygotować dane faktury w jednym z obsługiwanych formatów,
- firma chce szybko rozpocząć testy,
- potrzebne są statusy i UPO,
- proces ma działać w trybie Desktop albo Server.
Co sprawdzić przed wdrożeniem
- Czy obecny system fakturujący, sprzedażowy albo magazynowy eksportuje faktury do JPK_FA, XML KSeF, Excel albo CSV.
- Czy eksport zawiera wszystkie pola potrzebne do wysyłki.
- Czy zewnętrzny integrator odpowiada za przygotowanie poprawnego XML w formacie KSeF.
- Kto odpowiada za korektę błędów w danych.
- Jak firma będzie odbierać statusy, UPO, numer KSeF i pozostałe dane zwrotne.
- Czy wystarczy tryb Desktop, czy potrzebny jest tryb Server z autoryzacją użytkowników i konsolą przez WWW.
CTA
Sprawdź KT KSeF Sender, dokumentację i FAQ:
