Opłaty za pracę rozproszoną w Comarch ERP Optima. Import do Optimy bez pakietu OCR&KSeF
Opłaty za pracę rozproszoną w Comarch ERP Optima: co zapowiedział Comarch i jak wczytać dokumenty bez pakietu OCR&KSeF
W sierpniu 2026 Comarch poinformował partnerów i klientów, że od października 2026 import plików XML pracy rozproszonej do rejestrów VAT i ewidencji dodatkowej w Comarch ERP Optima będzie wymagał pakietu Comarch OCR&KSeF, a każdy zaimportowany dokument będzie zmniejszał jego limit. 9 września 2026 Comarch ogłosił, że zmiana nie wejdzie w życie w tym terminie. Zapowiedź nie została jednak wycofana. Dla biur rachunkowych i firm, które wprowadzają do Optimy dokumenty z konwerterów, systemów fakturujących lub aplikacji do obiegu faktur, oznacza to, że koszt importu może stać się zależny od wolumenu dokumentów.
KT-SOFT przygotował na tę sytuację bezpłatne narzędzie, które wczytuje pliki wygenerowane przez KT Konwerter Księgowy, KT Konwerter.Online, KT Konwerter Serwer i KT Desk do Comarch ERP Optima z pominięciem funkcji pracy rozproszonej. Poniżej: co dokładnie zapowiedział Comarch, kogo to dotyczy i jak działa narzędzie.
Co to jest praca rozproszona w Comarch ERP Optima
Praca rozproszona to mechanizm wymiany danych między bazami Comarch ERP Optima. Pozwala przekazać dokumenty i słowniki z działu sprzedaży do księgowości albo od klienta do biura rachunkowego. Ma dwa warianty:
- plik XML zapisywany na dysku i importowany w bazie księgowej poleceniem Narzędzia, Praca rozproszona, Import,
- Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD), czyli przesyłanie paczek między bazami Optimy przez serwer Comarch.
Format pliku XML pracy rozproszonej stał się przez lata standardowym sposobem wprowadzania do Optimy dokumentów z zewnętrznych programów. Korzysta z niego większość konwerterów, integratorów i aplikacji do obiegu faktur, w tym produkty KT-SOFT.
Co zapowiedział Comarch
Według komunikatu z sierpnia 2026 (stan: 10 września 2026):
- import plików XML pracy rozproszonej do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów miał być od października 2026 kontrolowany licencyjnie,
- import miał wymagać pakietu Comarch OCR&KSeF; każdy poprawnie zaimportowany dokument miał zmniejszać limit pakietu,
- zasada miała obowiązywać niezależnie od modelu licencji Optimy, także w subskrypcji,
- pakiet Comarch KSeF nie zastępuje pakietu OCR&KSeF w tym zakresie,
- bez opłat pozostają: eksport w pracy rozproszonej, import JPK do rejestru VAT oraz wymiana przez IWD.
Pakiety Comarch OCR&KSeF są rozliczane w dokumentach lub stronach i zaczynają się od ok. 130 zł netto miesięcznie (wg ofert partnerów Comarch, wrzesień 2026). Biuro, które importuje do Optimy kilka tysięcy dokumentów miesięcznie dla wszystkich obsługiwanych firm, musiałoby dobrać pakiet do łącznego wolumenu.
Aktualizacja z 9 września 2026: zmiana odsunięta w czasie
W komunikacie z 9 września 2026 Comarch poinformował, że zapowiadana na październik zmiana nie wejdzie w życie w tym terminie, a o ewentualnych przyszłych zmianach poinformuje z wyprzedzeniem. Comarch przypomniał jednocześnie, że import przez IWD pozostaje bez opłat i nie wymaga licencji Comarch OCR&KSeF.
Zmiana została więc odroczona, nie wycofana. Nowy termin nie jest znany.
Zasady licencjonowania, terminy i cennik ustala Comarch. Przed decyzją należy sprawdzić aktualny komunikat producenta lub skontaktować się z partnerem Comarch.
Dlaczego IWD nie wystarczy
IWD jest bezpłatne, ale działa wyłącznie między bazami Comarch ERP Optima. Dokumenty z KSeF, z programu fakturującego lub magazynowego klienta, z platformy sprzedażowej albo z aplikacji do obiegu faktur nie mają skąd trafić do IWD, bo ich źródłem nie jest Optima. Dla biura rachunkowego, którego klienci pracują w różnych programach, IWD nie zastąpi pliku XML.
Zapowiedź Comarch dotyczy funkcji importu pracy rozproszonej w Optimie, nie samego pliku. Plik można wczytać do programu innym narzędziem.
Narzędzie KT-SOFT: plik z konwertera lub KT Desk do Optimy bez pracy rozproszonej
KT Konwerter Księgowy, KT Konwerter.Online, KT Konwerter Serwer i KT Desk generują plik do Comarch ERP Optima tak jak dotychczas. Zmienia się tylko ostatni krok. Zamiast polecenia Narzędzia, Praca rozproszona, Import plik wczytuje narzędzie KT-SOFT, które zapisuje dokumenty we wskazanej bazie firmy w rejestrze VAT zakupu, rejestrze VAT sprzedaży lub ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów. Do Optimy trafia komplet danych z pliku: kontrahent, kwoty, stawki VAT, daty, kategoria i opis.
Narzędzie nie korzysta z funkcji pracy rozproszonej, więc nie podlega zapowiedzianemu licencjonowaniu, nie wymaga pakietu OCR&KSeF i nie zużywa jego limitu, niezależnie od tego, czy i kiedy Comarch wprowadzi zmianę.
Narzędzie jest bezpłatne dla użytkowników oprogramowania KT-SOFT i KT Desk. Docelowo jego funkcje zostaną wbudowane w KT Desk i KT Konwerter; dziś jest to osobny program uruchamiany po stronie biura lub firmy. Aby je otrzymać, wystarczy kontakt z działem handlowym lub pomocą techniczną KT-SOFT.
Który produkt generuje plik
- KT Konwerter Księgowy: program instalowany na komputerze użytkownika, konwertuje kilkadziesiąt formatów źródłowych (systemy fakturujące, platformy sprzedażowe, e-faktury z KSeF) do formatu Optimy. Moduł KSeF jest w cenie aktywnego pakietu opieki technicznej.
- KT Konwerter.Online: wersja przez przeglądarkę dla użytkowników z mniejszą liczbą dokumentów, te same formaty i ten sam plik wynikowy.
- KT Konwerter Serwer: usługa REST API dla twórców oprogramowania. Producent systemu fakturującego lub magazynowego, którego klienci używają Optimy, generuje plik do Optimy przez API i nie musi utrzymywać własnej integracji.
- KT Desk: aplikacja dla biur rachunkowych do obsługi KSeF. Pobiera faktury z KSeF dla wszystkich obsługiwanych firm, klient biura akceptuje je i opisuje w aplikacji, a biuro wybiera dokumenty i eksportuje plik do Optimy razem z kategorią i opisem klienta. Pobieranie i eksport są w cenie abonamentu, bez opłat za dokument i bez limitów.
Co warto zrobić teraz
- Sprawdzić, którą drogą dokumenty trafiają dziś do Optimy: funkcja importu pracy rozproszonej, IWD, ręczne wprowadzanie, JPK.
- Oszacować miesięczny wolumen dokumentów wczytywanych funkcją pracy rozproszonej dla wszystkich firm. To ten wolumen musiałby pokryć pakiet OCR&KSeF.
- Przetestować wczytanie pliku narzędziem KT-SOFT na kopii bazy. Konwersja testowa w KT Konwerterze Księgowym i KT Konwerter.Online jest dostępna, w KT Desk import testowy jest częścią wdrożenia.
- Śledzić komunikaty Comarch. Zmiana została odsunięta, nie wycofana.
Najczęstsze pytania
Czy praca rozproszona w Optimie jest już płatna?
Nie. Na dzień 10 września 2026 Comarch odsunął zapowiedzianą zmianę bez podania nowego terminu. Eksport i IWD pozostają bezpłatne.
Czy zmiana miała dotyczyć dokumentów handlowych i magazynowych?
Komunikat Comarch wymieniał import do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów. Import JPK do rejestru VAT nie miał być traktowany jako praca rozproszona.
Czy trzeba zmieniać konwerter albo KT Desk
Nie. Programy generują plik tak jak dotychczas. Zmienia się tylko narzędzie, którym plik jest wczytywany do Optimy.
Ile kosztuje narzędzie do wczytywania?
Jest bezpłatne dla użytkowników oprogramowania KT-SOFT i KT Desk.
Czy narzędzie wymaga licencji Comarch
Nie wymaga pakietu Comarch OCR&KSeF ani pakietu Comarch KSeF.
Do których rejestrów Optimy trafiają dokumenty?
Do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży i ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów, z kompletem danych z pliku.
Czy funkcja pracy rozproszonej w Optimie nadal działa z plikami KT-SOFT?
Tak. Użytkownicy, którzy chcą korzystać z funkcji Optimy, mogą to robić bez zmian.
Czy produkty KT-SOFT są powiązane z Comarch?
Nie. Comarch ERP Optima, Comarch OCR&KSeF, praca rozproszona i IWD to nazwy Comarch S.A. KT-SOFT jest niezależnym producentem oprogramowania współpracującego z Optimą.
Kontakt
Pytania o narzędzie i wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima bez pracy rozproszonej: konwerter@ktsoft.pl, dział handlowy +48 32 720 64 91, pomoc techniczna +48 32 720 64 92.
