Faktury Meta Business bez żmudnego przepisywania – nowy moduł importu

Reklama na Facebooku i Instagramie jest dziś ważnym narzędziem sprzedaży, ale rozliczenie kampanii często zaczyna się od żmudnego przepisywania faktur. Meta Business udostępnia dokumenty w plikach PDF, a przy większej liczbie dokumentów także w archiwach ZIP. Wśród pobranych plików mogą znajdować się również potwierdzenia płatności, zasilenia salda i noty kredytowe. Trzeba je odróżnić od właściwych faktur zakupowych.

Dlatego wprowadziliśmy nowy moduł Meta Business PDF/ZIP (faktury zakupu). Jest on dostępny zarówno w programie KT Konwerter Księgowy, jak i w usłudze Konwerter.Online.

Faktura Meta Ads nie zawsze wygląda jak typowa polska faktura. Najczęstsze problemy to:

- długie i łatwe do pomylenia numery dokumentów, na przykład `FBADS-123456789-123456789`,
- pobieranie faktur razem z potwierdzeniami płatności i dokumentami zasilenia konta,
- konieczność przepisania daty, kwoty, numeru VAT UE i danych zagranicznego dostawcy,
- różne warianty językowe i układy dokumentów PDF,
- ryzyko pomyłki przy przypisywaniu faktury do kosztów reklamy oraz przy wyborze właściwego sposobu rozliczenia VAT.

Przy kilku dokumentach ręczne wprowadzanie jest uciążliwe. Przy kilkudziesięciu fakturach Meta Business łatwo o literówkę w numerze, podwójne ujęcie płatności albo pominięcie właściwej faktury.

Nowy moduł odczytuje oryginalne dokumenty PDF pobrane z Meta Business i tworzy na ich podstawie faktury zakupu. Można wskazać:

- pojedynczy plik PDF z jedną fakturą,
- archiwum ZIP zawierające wiele faktur PDF.

W przypadku archiwum nie trzeba rozpakowywać plików przed importem. Konwerter przechodzi przez wpisy PDF, rozpoznaje dokumenty i pomija pozostałe pliki znajdujące się w ZIP-ie.

Moduł nie opiera się wyłącznie na nazwie pliku. Faktura jest rozpoznawana na podstawie jej treści, między innymi numeru w formacie `FBADS-...`, danych Meta Platforms Ireland Limited, informacji o uregulowaniu należności oraz kwoty dokumentu. Dzięki temu dokument z nagłówkiem podobnym do faktury, ale będący jedynie potwierdzeniem zasilenia konta, nie zostanie omyłkowo zapisany jako faktura zakupu.

W pobranym zestawie mogą wystąpić dokumenty, które nie powinny trafić do rejestru zakupów. Moduł automatycznie pomija:

- potwierdzenia płatności,
- potwierdzenia zasilenia lub doładowania salda reklamowego,
- noty kredytowe i dokumenty informujące o zwrocie płatności,
- inne pliki niebędące PDF-ami w archiwum ZIP.

Po zakończeniu importu użytkownik otrzymuje podsumowanie liczby zaimportowanych dokumentów oraz listę pominiętych plików z przyczyną. To ułatwia kontrolę kompletności zestawu i pozwala szybko znaleźć dokument wymagający dodatkowego sprawdzenia.
 

Z faktury Meta Business odczytywane są najważniejsze dane potrzebne do dalszej pracy:

- numer faktury i data dokumentu,
- kwota i waluta,
- dane kontrahenta Meta Platforms Ireland Limited wraz z numerem VAT UE,
- opis kosztu, zwykle „Meta reklamy”,
- informacja o formie płatności odczytana z dokumentu.

Dokument jest tworzony jako faktura zakupu usługi zagranicznej. Wartości z obsługiwanych faktur są zapisywane w PLN ze stawką `NP` i VAT 0. Przed zaksięgowaniem należy zawsze sprawdzić sposób rozliczenia importu usług i pozostałe dane zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.
 

1. Pobierz z Meta Business oryginalną fakturę PDF albo archiwum ZIP.
2. Wybierz w KT Konwerterze Księgowym lub Konwerterze.Online moduł Meta Business PDF/ZIP (faktury zakupu).
3. Wskaż plik źródłowy i uruchom konwersję.
4. Sprawdź podsumowanie, a następnie zweryfikuj numer, datę, kwotę, kontrahenta i stawkę VAT przed przekazaniem dokumentów do programu księgowego.

Do poprawnego odczytu potrzebny jest PDF zawierający tekstową warstwę dokumentu. Skan lub PDF złożony wyłącznie z obrazu nie może zostać odczytany bez dodatkowego OCR.
 

Import faktur Meta Business w KT Konwerterze Księgowym i Konwerterze.Online skraca pracę, ogranicza ryzyko pomyłek w trudnych numerach faktur i oddziela faktury zakupowe od potwierdzeń płatności. Zamiast przepisywać dane z każdego dokumentu, można wczytać pojedynczy PDF lub cały pakiet ZIP, a następnie skupić się na kontroli wyniku i prawidłowym ujęciu kosztów reklam Meta w księgowości.

Jeżeli firma regularnie korzysta z reklam Facebooka i Instagrama, automatyczny import faktur Meta Ads jest prostym sposobem na uporządkowanie dokumentów i szybsze przekazanie ich do programu księgowego.