Jak wysłać faktury do KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowa rzeczywistość dla wszystkich przedsiębiorców. Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkiem najpierw dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie praktycznie wszystkich podatników – z nielicznymi wyjątkami dla najmniejszych działalności.

To oznacza jedno: faktury będą musiały trafiać do KSeF w odpowiednim formacie i właściwym kanałem. Co jednak, jeśli Twój system fakturowy nie ma integracji z KSeF? Właśnie tu pojawia się KT KSeF Sender – aplikacja, która „robi robotę” za Ciebie.

Poniżej znajdziesz prosty opis jak wysłać faktury do KSeF, korzystając z KT KSeF Sender – bez wymiany programu fakturowego i bez kosztownych wdrożeń.

1. KSeF w pigułce – o co tu chodzi?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur. Jego celem jest m.in. ujednolicenie formatu dokumentów, łatwiejsza kontrola rozliczeń VAT oraz cyfryzacja obiegu faktur w całej gospodarce.

Najważniejsze dla przedsiębiorcy są trzy fakty:

Docelowo każda faktura VAT powinna trafić do KSeF.
System wymaga określonego formatu danych, a nie „ładnego PDF-a”.
Żeby wysłać fakturę do KSeF, potrzebujesz oprogramowania obsługującego komunikację z systemem – albo własnego, albo zewnętrznego.

Jeśli Twój program nie ma integracji z KSeF, nie oznacza to, że musisz go wymieniać. Możesz „dołączyć” do KSeF za pomocą dedykowanej aplikacji pośredniczącej, takiej jak KT KSeF Sender.

2. Problem: brak integracji z KSeF w obecnym systemie

Wiele firm – szczególnie małych i średnich – korzysta z:

niszowych systemów fakturowych,
własnych, „szytych na miarę” rozwiązań,
starszych programów, które nie będą już rozwijane o integrację z KSeF.

Opcje, które wtedy pozostają, są średnio atrakcyjne:

Ręczne wystawianie faktur przez aplikację MF – czasochłonne, podatne na błędy, kompletnie nie skalowalne.
Wymiana całego systemu – drogie, ryzykowne, wymagające szkoleń i migracji danych.

Dlatego coraz więcej firm wybiera trzecią drogę: pozostaje przy swoim programie, a wysyłkę do KSeF realizuje osobną, wyspecjalizowaną aplikacją.

3. Rozwiązanie: KT KSeF Sender jako „most” do KSeF

KT KSeF Sender to aplikacja stworzona właśnie dla takich firm: takich, które nie chcą (lub nie mogą) zmieniać systemu fakturowego, ale muszą wysyłać faktury do KSeF.

Co robi KT KSEF Sender?

Przyjmuje dane z Twojego obecnego systemu w jednym z obsługiwanych formatów:
JPK_FA, Excel (XLS/XLSX), CSV lub inny.
Zamienia je na struktury wymagane przez KSeF.
Wysyła dokumenty do systemu Ministerstwa Finansów.
Pobiera i przechowuje Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO).
Umożliwia podgląd wizualizacji faktury oraz jej przesłanie np. mailem do kontrahenta.

Jeśli Twój program nie potrafi wygenerować jednego z obsługiwanych plików lub masz nietypowe wymagania, producent przewiduje możliwość dopasowania rozwiązania do specyfiki firmy po kontakcie.

4. Jak wysłać faktury do KSeF z KT KSeF Sender? – krok po kroku

Przejdźmy do sedna. Jak wygląda realny proces z perspektywy przedsiębiorcy?

Krok 1. Eksport faktur z Twojego systemu

W swoim obecnym programie do fakturowania:

Wystawiasz faktury tak jak dotychczas.
W określonym momencie (np. raz dziennie, raz na godzinę) eksportujesz rejestr faktur do pliku:
- JPK_FA, lub
- arkusza Excel (XLS/XLSX), lub
- pliku CSV.

Plik zapisujesz w folderze, który wskażesz później w aplikacji KT KSEF Sender.

Krok 2. Konfiguracja KT KSeF Sender

Podczas wdrażania aplikacji:

wprowadzasz dane firmy,
konfigurujesz sposób autoryzacji w KSeF (program obsługuje wszystkie dopuszczalne metody logowania i uwierzytelniania do systemu),
wskazujesz folder, który ma być monitorowany przez aplikację (tam zapisujesz pliki z fakturami).

To konfiguracja jednorazowa – później wszystko działa automatycznie.

Krok 3. Automatyczne wykrywanie i wysyłka

Po uruchomieniu KT KSeF Sender:

aplikacja ciągle obserwuje wybrany katalog,
gdy pojawi się nowy plik z fakturami, program automatycznie:
- wczytuje dane,
- konwertuje je na wymagany format KSeF,
- wysyła faktury do KSeF – bez kliknięć i ręcznych operacji po Twojej stronie.

Ty nie musisz pilnować kolejnych kroków – system po prostu działa w tle.

Krok 4. Odbiór UPO i kontrola statusów

Po wysyłce dokumentów do KSeF:

aplikacja pobiera Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) dla każdej faktury,
masz dostęp do listy wysłanych dokumentów z informacją, co zostało poprawnie przyjęte przez KSeF, a co wymaga korekty,
w razie potrzeby możesz łatwo udokumentować, że faktura trafiła do systemu we właściwym czasie.

To ważne także z punktu widzenia ewentualnych sankcji za niewłaściwe korzystanie z KSeF, przewidzianych w przepisach od 2026 r.

Krok 5. Wizualizacja i wysyłka do klienta

KSeF przechowuje dane w formacie ustrukturyzowanym (XML), ale zarówno księgowi, jak i kontrahenci oczekują „normalnego” wyglądu faktury.

KT KSeF Sender oferuje:

podgląd wizualnej postaci faktury,
możliwość wysłania takiej wizualizacji mailem na adres podany w danych wejściowych (np. do kontrahenta albo do biura rachunkowego).

Dzięki temu KSeF nie komplikuje codziennej pracy z dokumentami.

5. Tryb desktop albo serwer – dopasuj do skali firmy

KT KSeF Sender można uruchomić w dwóch głównych wariantach:

Tryb desktop – aplikacja działa na komputerze użytkownika.
- Idealne rozwiązanie dla mikrofirm lub małych biur,
- wystarczy jeden komputer, na którym odbywa się eksport i wysyłka.
Tryb serwerowy z interfejsem webowym – aplikacja pracuje na serwerze, a użytkownicy korzystają przez przeglądarkę.
- Sprawdza się w większych organizacjach,
- umożliwia pracę wielu osób,
- łatwiej ją wpiąć w istniejącą infrastrukturę IT.

W obu przypadkach logika działania jest taka sama – różni się tylko miejsce instalacji i sposób dostępu.

6. Bezpieczeństwo i autoryzacja w KSeF

Jednym z kluczowych tematów przy KSeF jest bezpieczne logowanie i podpisywanie dokumentów.

KT KSeF Sender:

obsługuje wszystkie metody autoryzacji przewidziane w KSeF, co oznacza, że możesz korzystać z rozwiązań rekomendowanych przez Ministerstwo Finansów (np. certyfikaty, podpisy kwalifikowane, tokeny), zgodnie z aktualnymi przepisami,
jest tworzony przez firmę specjalizującą się w oprogramowaniu dla księgowości i biznesu (KT-Soft), co oznacza doświadczenie w pracy z danymi finansowymi i wymogami prawnymi.

Dla przedsiębiorcy oznacza to po prostu: nie musisz zgłębiać całej technicznej dokumentacji KSeF – aplikacja „opakowuje” ją w przyjazny interfejs.

7. Dla kogo KT KSeF Sender sprawdzi się najlepiej?

To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla:

Mikro i małych firm, które:
- nie chcą wymieniać obecnego programu,
- mają ograniczone zasoby IT,
- chcą „odhaczyć” KSeF możliwie najmniejszym kosztem organizacyjnym.
Średnich i większych przedsiębiorstw, gdzie:
- działające systemy są stabilne i dopasowane do procesów,
- pełna migracja na inne oprogramowanie byłaby ryzykiem,
- potrzebne jest rozwiązanie serwerowe i dostęp webowy.

8. Jak zacząć korzystać z KT KSeF Sender?

Na stronie ktksef.pl znajdziesz opis działania aplikacji, dane kontaktowe zespołu oraz możliwość umówienia prezentacji lub wersji demonstracyjnej rozwiązania.

Typowy scenariusz startu wygląda tak:

Kontakt z działem handlowym lub wsparciem technicznym – omówienie specyfiki Twojej firmy i używanego systemu.
Dobór sposobu pracy – desktop czy serwer, częstotliwość wysyłki, sposób eksportu danych.
Instalacja i podstawowa konfiguracja – wskazanie folderów, ustawienie autoryzacji KSeF.
Testowy eksport i wysyłka faktur – weryfikacja UPO, statusów, wizualizacji.
Przejście na pracę produkcyjną – od tego momentu wysyłka do KSeF staje się zautomatyzowanym elementem Twojego procesu.

Podsumowanie

Jak wysłać faktury do KSeF, jeśli Twój system nie ma integracji?

Najprostsza odpowiedź brzmi: Pozostań przy swoim oprogramowaniu, eksportuj faktury do pliku i skorzystaj z aplikacji KT KSeF Sender, która automatycznie prześle je do KSeF, zapewni UPO, podgląd wizualizacji i pełną kontrolę nad procesem.

Aktualność