KT Konwerter Księgowy to narzędzie dla księgowych i biur rachunkowych, które umożliwia przekształcanie plików z danymi faktur do formatów akceptowanych przez różne systemy księgowe. Podczas konwersji program może generować komunikaty ostrzegawcze i błędy. Zrozumienie ich znaczenia jest kluczowe dla zapewnienia poprawności danych i uniknięcia problemów podczas importu.
Rodzaje komunikatów w KT Konwerterze Księgowym
Program wyświetla dwa główne typy komunikatów:
-
Błędy uniemożliwiające konwersję: Poważne problemy, które zatrzymują proces konwersji i wymagają natychmiastowej interwencji użytkownika.
-
Ostrzeżenia dotyczące niezgodności w danych źródłowych: Informują o potencjalnych nieścisłościach, które mogą prowadzić do problemów podczas importu. Choć nie blokują konwersji, zaleca się dokładne sprawdzenie zaimportowanych danych.
Błędy uniemożliwiające konwersję
Błędy te wskazują na krytyczne problemy, które należy rozwiązać przed kontynuacją konwersji. Przykłady to:
-
Brak wymaganych pól: Jeśli w pliku brakuje kluczowych informacji, takich jak numer faktury czy data wystawienia, program nie może przeprowadzić konwersji.
-
Niezgodność formatu pliku: Jeśli użytkownik wskazał nieprawidłowy format względem wczytanego pliku lub plik nie jest obsługiwany przez KT Konwerter Księgowy, konwersja nie zostanie rozpoczęta.
-
Błędne formatowanie danych: Jeśli plik zawiera nieprawidłowe formatowanie danych lub niespójności w strukturze pliku, program również nie rozpocznie konwersji.
Co robić w przypadku błędów?
-
Zidentyfikuj problem: Przeczytaj komunikat błędu. W treści komunikatu program często wskazuje miejsce występowania błędu w pliku, np. wiersz lub numer dokumentu. Jest to podpowiedź dla użytkownika, gdzie należy dane uzupełnić lub skorygować.
-
Skoryguj dane wejściowe: Uzupełnij lub skoryguj dane w programie handlowym i wykonaj ponownie eksport. Jeśli konwersja dotyczy formatów tekstowych typu AMAZON, Excel, UBER (pliki csv, txt, xls) możesz otworzyć plik w edytorze tekstu np. Notepad++, przejść do wskazanego przez konwerter wiersza lub numeru dokumentu a następnie zweryfikować poprawność zapisu. Upewnij się, że został w konwerterze wskazany prawidłowy format danych źródłowych, który odpowiada wczytanemu plikowi.
-
Poproś o pomoc: Jeśli powyższe czynności nie spowodują rozwiązania problemu z konwersją zwróć się do naszego wsparcia technicznego o pomoc. W KT Konwerterze Księgowym widnieje ikona „Mam problem”. Po kliknięciu – program tworzy wiadomość email z informacją o ustawieniach konwertera które należy uzupełnić o szczegółowy opis działań i treść błędu. W niektórych sytuacja poprosimy o przesłanie danych źródłowych do analizy i odtworzenia błędu.
Ostrzeżenia dotyczące niezgodności w danych źródłowych
Ostrzeżenia te sygnalizują potencjalne problemy, które mogą wpłynąć na poprawność importu. Są one wyświetlane w podsumowaniu konwersji tuż po jej zakończeniu. Przykłady:
-
Różnice w kwotach: Wiele systemów w różny sposób wylicza kwoty netto, VAT i brutto. To powoduje wyświetlenie ostrzeżenia o niezgodności niektórych kwot, ponieważ konwerter sprawdza wartości mnożąc kwotę netto razy stawkę VAT.
-
Brak informacji o wartościach VAT: Jeśli w zapisach dokumentów brakuje informacji o wartości VAT, KT Konwerter Księgowy wskaże dokumenty, których dotyczy ostrzeżenie.
Choć ostrzeżenia nie blokują konwersji to stanowią informację o potencjalnych nieprawidłowościach w danych źródłowych, na które należy zwrócić uwagę podczas importu danych do programu księgowego. Listę ostrzeżeń można zapisać do pliku XLSX do poźniejszej analizy.. Dlatego warto dokładnie zweryfikować zaimportowane dane.
Dobre praktyki w obsłudze ostrzeżeń i błędów
-
Aktualizacje oprogramowania: Korzystaj z najnowszej wersji KT Konwertera Księgowego, aby uniknąć błędów z obsługą nowych wersji formatów źródłowych i metod importu do systemów księgowych. Aktualizacje dają też dostęp do wsparcia technicznego, które w niektórych sytuacjach może okazać się niezbędne do rozwiązania problemu.
-
Przekazywanie informacji o błędach: Niezależnie od serwisu, do którego kierujemy zgłoszenie o błędzie, należy to robić w sposób szczegółowy. W wiadomości należy dokładnie opisać problem, podając wszystkie istotne informacje, takie jak numer dokumentu, miejsce wystąpienia błędu (np. wiersz w pliku), oraz kroki, które doprowadziły do jego wystąpienia. Takie podejście ułatwia identyfikację problemu i przyspiesza jego rozwiązanie.
Dzięki tym wskazówkom użytkownicy KT Konwertera Księgowego oraz serwis KT-SOFT mogą skuteczniej identyfikować i rozwiązywać problemy, zapewniając poprawność danych przy konwersji oraz wsparcie w procesie jej realizacji.
