Początek roku to okres wytężonej pracy w działach księgowości związanych z obsługą kadr i płac. Trzeba przygotować roczne deklaracje PIT-11 dla każdego z pracowników zatrudnianych w ostatnim roku i do końca stycznia przekazać je do Urzędu Skarbowego, a do końca lutego dostarczyć pracownikom.
Samo przygotowanie deklaracji PIT-11 w większości przypadków nie stanowi obecnie dużego wyzwania, ponieważ oprogramowanie płacowe zazwyczaj bardzo dobrze wywiązuje się z tej roli. Także przekazanie ich do Urzędu Skarbowego zostało unormowane i odbywa się obecnie drogą elektroniczną w postaci znormalizowanych plików xml.
Trudniejszym i kosztowniejszym zadaniem jest dostarczenie deklaracji pracownikom. Trzeba wydrukować nierzadko tysiące stron deklaracji, posegregować je i przekazać pracownikom. Należy równie starannie zebrać podpisy pracowników potwierdzające odbiór deklaracji. Jeżeli mamy wszystkich pracowników na miejscu, co jest trudne w czasach epidemii, to należy jeszcze zapewnić poufność danych zawartych w deklaracjach. Pozostaje dostarczenie PIT-ów pocztą, ale to spory wydatek, bo poza kosztem wydruku i kopertowania trzeba zapłacić za przesyłkę poleconą 5,90 PLN, a za poleconą z potwierdzeniem odbioru aż 8,50 PLN!
Na szczęście obecny porządek prawny pozwala na dostarczanie pracownikom deklaracji drogą elektroniczną. Jedynym wymogiem jest konieczność otrzymania jednoznacznego potwierdzenia, że deklaracja dotarła do pracownika. Takie rozwiązanie poparte jest przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2012 r., Nr IPPB4/415-792/11-3/MP, a także przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 15 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 1097/13.
Niestety, wysłanie deklaracji przy użyciu e-mail nie spełnia przesłanki potwierdzenia odbioru przez pracownika. Nie można mieć pewności, że wysłany e-mail rzeczywiście dotarł do skrzynki odbiorczej pracownika i został przez niego odczytany. Istnieje duże ryzyko, że e-mail zostanie potraktowany jako SPAM. Samo otwarcie maila w programie pocztowym także nie daje żadnej informacji zwrotnej, ponieważ właśnie z powodu ogromnej ilości SPAMu programy pocztowe blokują wszelkie elementy, które mogą wysłać informację zwrotną na serwer nadawcy wiadomości.
Można to jednak rozwiązać inaczej. Wiadomość e-mail lub SMS jest tylko powiadomieniem o dostępności deklaracji na określonej stronie internetowej. Zalogowanie się przez pracownika przy użyciu danych otrzymanych w indywidulanym powiadomieniu powoduje odnotowanie, że pracownik uzyskał dostęp do swojej deklaracji PIT-11.
Na takiej zasadzie działa system elektronicznej dystrybucji deklaracji KT PIT-11. Wysyła powiadomienia do pracowników i rejestruje, który z nich pobrał deklarację. Na koniec otrzymujemy jednolity raport zawierający, który pracownik, kiedy i z jakiego urządzenia uzyskał dostęp do deklaracji.
A co z pracownikami, którzy nie pobrali deklaracji elektronicznie lub nie było możliwości wysłania im powiadomień? Niestety trzeba dostarczyć deklaracje tradycyjną drogą. Tutaj też przychodzi z pomocą system KT PIT-11, który w prosty sposób pozwala na wyselekcjonowanie pracowników, którzy jeszcze nie otrzymali deklaracji. System daje możliwość wydrukowania tych dokumentów tylko dla wyszczególnionych osób. Dodatkowym ułatwieniem jest funkcja wydruku stron z adresem wysyłki, który po złożeniu idealnie wpasowuje się w okienko adresowe koperty DL, a także wypełnioną książkę nadawczą w formie, gdzie na poczcie możemy otrzymać potwierdzenie nadania. Dzięki zautomatyzowaniu tych żmudnych czynności oszczędzamy dodatkowo sporo czasu.
Więcej informacji znajdziesz na stronie https://ktsoft.pl/oferta/kt-pit11. Znajdziesz tam także informację jak uzyskać darmowy kod aktywacyjny, który pozwoli Ci przetestować system KT PIT-11.
