Powrót do góry
Szukaj w serwisie Facebook KT SOFT rozwiązania dla księgowości przycisk Youtuba
Programy księgowe

Aktualność

Import zakupów ze sprzedażowego pliku JPK_FA

Plik JPK_FA może być wykorzystywany w różny, czasem niestandardowy sposób.  O ile większość księgowych wie, że można go wykorzystać do importu dokumentów sprzedaży, to wielu nie zdaje sobie sprawy, że może być też dobrym nośnikiem faktur zakupowych, mimo, że wprost ich nie zawiera.

Czym jest JPK_FA?

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to zbiór danych, generowany z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego (przez bezpośredni eksport danych), który zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres. JPK posiada układ i format (schemat XML), który umożliwia jego łatwe przetwarzanie. Pliki JPK dzielą się na dwie grupy:

  • JPK V7 wysyłany co miesiąc/kwartał do urzędu skarbowego,
  • JPK na żądanie – zestaw 7 struktur, udostępnianych na wezwanie urzędu skarbowego. Na potrzeby tego artykułu skupimy się tylko na strukturze dotyczącej faktur VAT (JPK_FA).

JPK na żądanie, od 1 lipca 2018 r. jest przekazywane na wezwanie organów podatkowych (w trakcie postępowania podatkowego, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej) przez wszystkich podatników, którzy prowadzą księgi podatkowe i wytwarzają dowody księgowe w formie elektronicznej.

Mimo, że JPK_FA może, niezbyt przyjaźnie, kojarzyć się z kontrolą organów podatkowych, to taki plik może być bardzo użyteczny w pracy biur rachunkowych, lub działów księgowości przedsiębiorstw. Struktura JPK_FA zawiera większość istotnych danych z wystawianych przez podatnika faktur VAT i powinna obejmować wyłącznie dane z faktur sprzedaży. Analizując strukturę takiego pliku można zauważyć, że zawiera on informacje takie jak m.in:

  • Data wystawienia,
  • Numer faktury,
  • Dane nabywcy,
  • Dane sprzedawcy,
  • Data sprzedaży/wykonania usługi,
  • Kod waluty,
  • Wartości netto, VAT, brutto z podziałem na stawki VAT i typy transakcji.

Wydaje się, że dane te są wystarczające do prawidłowego zaksięgowania dokumentów i co ważne, prawie każdy przedsiębiorca powinien móc taki plik wygenerować. Wielu producentów programów księgowych zaimplementowało w swoich systemach możliwość importu pliku JPK FA, co pozwala w prosty sposób przenieść faktury sprzedaży z programu handlowego do księgowego. Również w aplikacji KT Konwerter Księgowy istnieje możliwość konwersji faktur z pliku JPK FA do aż czternastu systemów księgowych.

Nowa możliwość wykorzystania pliku JPK_FA

Nie samą sprzedażą księgowość żyje. Czy plik JPK FA, zawierający wyłącznie faktury sprzedaży, może w jakikolwiek sposób pomóc w księgowaniu faktur zakupowych? Odpowiedź jest jasna: oczywiście, że tak!

Wyobraźmy sobie sytuację, w której mamy dwa zaprzyjaźnione lub powiązane ze sobą podmioty, które w ciągu miesiąca wystawiają dla siebie nawzajem kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt faktur. Faktura sprzedażowa jednego podmiotu, dla drugiego jest fakturą zakupu, którą księgowość musi wprowadzić do systemu. A co jeśli kupujący miałby dostęp do pliku JPK FA sprzedawcy? Wtedy z pomocą przychodzi KT Konwerter Księgowy.

Co należy zrobić?

KT Konwerter Księgowy pozwala przekonwertować faktury sprzedaży jednego podmiotu (sprzedawcy), na faktury zakupu drugiego podmiotu (nabywcy) i zaimportować je do wybranego systemu księgowego. Wybierając moduł "JPK FA - sprzedaż jako zakup dla wybranego NIP", wystarczy wskazać NIP nabywcy, którego faktury mają być potraktowane jako zakup. Program przekonwertuje tylko faktury wskazanego podmiotu, a całą resztę pominie. Funkcja ta może być przydatna w wypadku firm powiązanych, gdzie przekazanie pełnego pliku JPK FA nie będzie stanowiło ryzyka naruszenia poufności danych.